Caseverhaal – De eerste interne audit van Sascha
Eerste interne audit: spannend of valt dat wel mee?
Heb je net de cursus Interne audit bij QAducation afgerond? Dan is het tijd voor het echte werk! “De eerste interne audit die je zelfstandig uitvoert, blijft een spannend moment”, vertelt Sascha van de Ven. Zij is het gezicht achter QAducation en één van de cursusdocenten van de organisatie. Sascha blikt terug op haar eerste interne audit die al bijna twintig jaar geleden plaatsvond. Ze vertelt je wat je kunt verwachten.
Hoe was jouw eerste interne audit?
“Vooraf aan de interne audit, had ik twee cursussen gevolgd. Maar die waren vooral gevuld met een hoop theorie. In tegenstelling tot de cursussen die we nu zelf bij QAducation aanbieden, had ik maar weinig geoefend in de praktijk. Dat maakte die eerste keer extra spannend.”
Vond je het moeilijk?
“Om een goede audit te doen, moet je boven de stof kunnen staan. De persoon die het proces dagelijks uitvoert weet alles van zijn werkzaamheden af. Dan moet je wel voldoende zelfvertrouwen hebben en stevig in je schoenen staan om je niet geïntimideerd te voelen. Vanwege de beperkte praktijkervaring vond ik dat extra lastig.”
Hoe heb je jouw eerste audit aangepakt?
“Een gedegen voorbereiding is het halve werk. Ik verzamelde eerst alle oude verslagen en nam ze door. Vanuit daar formuleerde ik alvast wat vragen als richting en gebruikte ik het persoonlijke interview tijdens de interne audit om open vragen te stellen en informatie in te winnen. Doorvragen is daarbij heel belangrijk.”
“Na de interne audit rondde ik mijn rapportage af en liet ik deze door een collega-auditor tegenlezen. Zo wist ik of mijn rapportage duidelijk was en ik de audit goed had uitgevoerd en uitgeschreven.”
Hoe zou je jouw audit-stijl omschrijven?
“Ik ben diepgaand en functioneel en van externe auditoren krijg ik vaak complimenten dat ik erg zorgvuldig ben, waardoor zij minder hoeven te doen. Aan de andere kant houd ik veel rekening met de mensenkant. Ik maak graag een praatje en toon altijd interesse in iemands werk. Ook maak ik altijd duidelijk dat ik daar ben om de werkzaamheden en procedures te toetsen en niet om iemand te bekritiseren. Bovendien ga ik er ook altijd vanuit dat de mensen hun werk goed doen en geef ze daar altijd mijn complimenten voor.”
Welke tip geef je mee aan nieuwe auditors?
“Voer de eerste paar audits samen met een ervaren auditor uit. Het schrijven van het verslag is namelijk een vak apart. Mijn tip: laat het verslag door de ander tegenlezen en ontdek zo of je op de juiste manier bezig bent. En vooral: oefening baart kunst.”
Bereid je voor op jouw eerste audit.
